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FONCTIONNEMENT DU CONSEIL SYNDICAL de l’OdM

PREAMBULE

Le Conseil syndical est la représentation élue des copropriétaires constituants le Syndicat. Les membres élus par l’assemblée, élisent leur président et organisent librement le fonctionnement du conseil. Il assiste le syndic nommé par l’A.G, et  contrôle sa  gestion. Notre Syndic est actuellement le Cabinet ATRIUM GESTION, dénommé ci-après SYNDIC,  depuis le vote de l’A.G du 11 juin 2008.

Le rôle du Conseil Syndical (dénommé ci-après CS), outre d’assister et de contrôler la gestion du syndic, est :

§         De contrôler la bonne gestion de la Résidence

§         D’initier des actions destinées à améliorer la vie de la Résidence (entretiens préventifs, améliorations, économies, etc..).

§         D’intervenir en cas de conflits (privés ou collectifs) avec le Syndic.

§         De défendre, en collaboration avec le Syndic, les intérêts de la communauté vis à vis des administrations ou collectivités locales.

Le conseil syndical, lors de sa réunion du 8 septembre, a souhaité formaliser le rôle que chacun jouera dans le cadre de la mission reçue du fait de leur élection par l’A.G. du syndicat des copropriétaires, en déléguant aux commissions créées des tâches précises.

1.      ORGANIGRAMME

Un Président :

qui aura uniquement un rôle de coordonnateur et de modérateur, mais ne participera pas directement aux travaux des commissions (sauf s’il choisit de s’impliquer dans un domaine particulier).

S’il constate des manquements dans la gestion (techniques, disciplinaires, financières, etc..) il en informera en priorité la commission concernée.

Il ne sera l’interlocuteur du SYNDIC que pour les problèmes généraux importants, touchant notamment au budget, à la répartition des dépenses, aux conditions de passation des marchés et à la non-exécution des décisions ou observations du Conseil ou d’une des Commissions.

Des pilotes de commissions

Chaque commission devra désigner un pilote, chargé d’organiser le travail de sa commission (si nécessaire en liaison avec d’autres commissions) et qui rendra compte au conseil de l’avancement du travail.

Le pilote de la commission intervient directement auprès du syndic pour les problèmes concernant son domaine (lorsqu’ils ont été approuvés par le Conseil ou en cas d’Urgence).

Cette organisation doit être souple et des réunions ou actions inter-commissions, surtout au niveau des pilotes ne sont pas à exclure, mais à encourager.

2.      REUNIONS DU CONSEIL

L’ordre du jour, établi par le Président, est diffusé environ une semaine avant la réunion et vaut convocation (pour les élus et le Syndic).

Il comportera des points systématiques comme :

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Bilan financier de la Résidence syndic à la fin de chaque trimestre, avant l’appel trimestriel des charges.

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Informations par le syndic des nouveaux évènements ou contraintes affectant la vie de la Résidence non encore portés à la connaissance du CS.

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Point par le syndic de l’état d’avancement des demandes faites par le CS (document travaux en cours, déjà existant).

Les autres points à l’ordre du jour seront ceux demandés par les pilotes de commissions (les demandes directes de copropriétaires - courriers, cahiers, email seront transmises à la commission concernée). Ils devront parvenir au minimum 8 jours avant la réunion au Président.

 

L’Ordre du Jour est :

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    Affiché chez le Gardien,

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    Adressé au Syndic, aux membres du Conseil et aux délégués de bâtiment.

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    Expédié par email aux Résidents inscrits sur la liste de diffusion. (faire la demande – gratuite – mailing list)

Pour une meilleure efficacité, seuls les points à l’ordre du jour seront évoqués sauf URGENCE. Le Conseil se réserve la possibilité de faire appel à des intervenants extérieurs (Résidents ou non) pour des problèmes particuliers.

Elles sont publiques (sauf circonstances particulières ou cette tolérance peut-être supprimée). Les spectateurs n’ont pas de droit d’intervention dans les débats, sauf s’il s’agit d’un problème les concernant et pour lequel une inscription à l’ordre du jour a été requise.

Elles ne sont pas le lieu du travail des commissions mais uniquement du rapport de ces dernières. Bien entendu l’exposé mensuel pourra donner lieu à des réactions (de préférences constructives) des autres membres du Conseil.

Les comptes-rendus établis à l’issue des réunions par le(a) secrétaire seront largement diffusés dans les meilleurs délais compatibles avec l’emploi du temps de ce dernier.

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Affichage sur le panneau d’information du Gardien, dans  tous les halls de bâtiment, et consultable auprès de vos délégués de bâtiments.

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 Adressés par email à tous les Résidents de la liste de diffusion (voir ci-dessus).

Les décisions prises, ainsi que celles non-exécutées, seront regroupées (comme aujourd’hui) sur un document unique remis au Syndic avec le CR du Conseil. Les travaux demandés seront éliminés de la liste le mois suivant la fin de leur exécution.

Les commissions se réunissent librement hors du Conseil pour avancer leur travail.

3.      FONCTIONNEMENT INTERNE

Les décisions seront toutes soumises au vote des seuls membres du Conseil. En cas d’égalité la voix du Président sera prépondérante. En cas d’abstention de plus de 25% des votants (donc des présents) le projet sera reporté pour modifications.

Création, sur le modèle du tableau des affaires en cours, d’un Cahier des Projets et Idées (non encore débattus et décidés) à réaliser. Ces points transmis aux commissions concernées pourront être exécutés en fonction de leur pertinence.

Pour assurer une certaine cohérence et faciliter le suivi et le classement des affaires en cours, chaque commission assurera la gestion et conservation de tous les documents concernant son travail. (le stockage peut-être fait dans un placard de la salle du Conseil). Ils seront transmis au successeur éventuel selon bordereau signé et daté.

Tous les contacts avec le SYNDIC sont faits au nom du Conseil, voir § suivant. Il est souhaitable (voir indispensable) que les responsables des commissions du Conseil disposent d’une adresse internet. Nous pourrions alors généraliser le système actuel d’adresse Internet unique et automatique utilisée par le bureau.

Rappel : En aucun cas les commissions ne doivent donner d’instructions ou d’ordres directs au personnel de la Résidence sans passer par le SYNDIC (correspondant à définir).

Pour permettre d’avoir une vue d’ensemble, et surtout un classement unique, il est demandé aux commissions d’adresser une copie de leurs interventions notamment auprès du syndic sur le email du Conseil.

4.      BUDGET du CONSEIL SYNDICAL

Conformément à la loi le Conseil dispose d’un budget voté en Assemblée Générale.

Ce budget est destiné à :

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Couvrir les frais engagés par les membres du Conseil à titre personnel (photocopies, téléphone, déplacements, manifestations particulières, etc…)

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Régler les honoraires ou factures d’intervenants extérieurs destinés à l’aider dans sa tâche.

Etant ici rappelé que la fonction de conseiller syndical est bénévole.

5.      RELATIONS avec le SYNDIC

Les interlocuteurs du Conseil sont ceux définis ci-dessus.

Ceci implique de la part du SYNDIC :

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de désigner, pour chaque commission, un interlocuteur (il peut bien entendu avoir plusieurs « casquettes ») responsable et compétent dans le domaine concerné.

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D’informer en retour, les commissions, en cas de difficultés, retards ou problèmes imprévus.

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De mettre en place, très rapidement, les « cahiers de procédure » à appliquer à toutes les tâches répétitives ou permanentes, avec les modèles permettant d’intervenir rapidement auprès des administrations concernées ou des copropriétaires solliciteurs, et ainsi éviter au SYNDIC comme au Conseil de perdre chaque année un temps précieux pour des problèmes récurrents ou de contrôle du travail.
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A.G.

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Charges

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Piscine

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Consignes gardien

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Cahier des charges d’aspect de la Résidence

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Manquement au règlement intérieur, au stationnement des véhicules

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Etc. ..

Le SYNDIC doit toujours répondre par l’intermédiaire du Conseil, quel que soit l’origine de la demande au sein du Conseil, qui se chargera de répercuter (automatiquement dans le cas des emails)

 

Nota :

Les résidents qui ont un problème administratif ou technique doivent s’adresser en premier lieu au SYNDIC. Les commissions devront les renvoyer vers le SYNDIC s’il s’agit d’un problème nouveau. Le CS n’intervient, pour les problèmes particuliers, que s’ils n’ont pas obtenu une réponse satisfaisante du syndic (ce qui ne veut pas dire obligatoirement une réponse positive, mais aussi un refus motivé) ou lorsqu’ils  peuvent présenter un intérêt général.

Si une commission est saisie d’un problème émanant d’un Résident, ou d’un fournisseur elle doit se rapprocher du syndic pour connaître les tenants et aboutissants du problème.

Dans un esprit de bonne coopération le syndic doit aussi informer spontanément la commission concernée ou le Conseil en cas de difficultés.

6.      RELATIONS EXTERIEURES

La copropriété est membre de l’USGC (Union Syndical des Grandes Copropriétés) et a ce titre partage son expérience avec ses homologues. C’est le Conseil qui assure cette liaison.

7.      RELATIONS EXTERIEURES

Les Résidents peuvent saisir le Conseil d’un problème par l’un des moyens suivants :

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    Cahier de liaison (hall du gardien)

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    Internet : cliquez sur ce lien

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    Courrier : dans la boite aux lettres du Conseil syndical (hall du gardien)

Rappel : Aucune suite ne sera donnée aux appels formulés aux domiciles privés des conseillers, ni aux demandes anonymes.

Avant toutes actions nous vous conseillons de lire attentivement le Livret d’Accueil qui vous est remis régulièrement (à votre disposition chez le Gardien).

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