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REGLES DE FONCTIONNEMENT D’UNE COPROPRIETE

SYNDICAT DES COPROPRIETAIRES :

C’est la personne morale investie de la mission d’administration des parties communes et de conservation de l’immeuble, regroupant l’ensemble des copropriétaires de l’immeuble.

Ayant la personnalité civile (article 14, loi de 1965), il a donc pour objet la défense des intérêts de la collectivité des copropriétaires dont il est le garant. Il peut ainsi conclure des contrats, agir en justice, mais aussi engager sa responsabilité.

L’ASSEMBLEE GENERALE :

C’est une réunion rassemblant l’ensemble des copropriétaires d’une même copropriété, qui constitue son organe délibérant et souverain ; C’est donc le seul mode d’expression juridique  de la volonté du syndicat des copropriétaires, et le seul organe doté des pouvoirs d’engager le syndicat des copropriétaires et de le lier pour l’avenir.

C’est le syndic en titre qui convoque l’assemblée générale, soit spontanément, soit sur demande du conseil syndical, soit encore sur demande de plusieurs copropriétaires représentant au moins 25% des tantièmes au sein de la copropriété.

L’ORDRE DU JOUR :

Il est en principe fixé par le syndic en liaison étroite avec le conseil syndical de la copropriété.

Un copropriétaire peut toujours demander au syndic d’inscrire une question à l’ordre du jour à venir (article 10 du décret)

LES REGLES DE MAJORITE :

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Majorité simple de l’article 24 : majorité des voix exprimées des copropriétaires présents et représentés.

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Majorité absolue de l’article 25 : elle correspond à la majorité des voix de l’ensemble des copropriétaires qui compose le syndicat.

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La double majorité de l’article 26 : pour atteindre cette majorité, il faut obtenir l’accord de la majorité en nombre des copropriétaires composant le  syndicat et au moins les 2/3 des voix de l’ensemble des copropriétaires.

LE CONSEIL SYNDICAL :

Il constitue le trait d’union entre l’assemblée générale, qui prend les décisions, et le syndic, administrateur permanent, qui les exécute (article 21 de la loi de 1965). Organe collégial consultatif, de liaison et de contrôle, il est le mandataire de l’assemblée générale et, de ce fait, doit lui rendre compte de son mandat.

L’article 21 de la loi précise que « dans tout syndicat de copropriétaires, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion »

Pour être membre du conseil syndical il faut être copropriétaire (les conjoints et représentants légaux y sont assimilés). Le syndic et les personnes qui lui sont liées ne peuvent en aucun cas remplir cette fonction.

LE PRESIDENT DU CONSEIL SYNDICAL

Le président du conseil syndical est élu par les membres à la majorité simple ; Il devient l’interlocuteur privilégié du syndic ; Il anime et suscite la réflexion lors des séances, mais n’est ni le responsable ni le représentant légal de la copropriété, et doit savoir rendre les membres du conseil syndical actifs et responsables. Ferme dans certains cas, il doit savoir rester diplomate dans ses rapports aux autres.

ORGANISATION DU CONSEIL SYNDICAL

Comme chaque conseiller ne peut tout faire, il est souhaitable d’organiser les tâches par commissions de travail afin de mieux utiliser les compétences de chacun, les rendant ainsi plus responsables. Chaque commission doit rendre compte régulièrement de son travail au conseil syndical.

Le syndic n’a à participer aux réunions du conseil syndical que s’il y est dûment invité, ou si son contrat le précise, ni rédiger le compte rendu des réunions, qui doivent être consignés dans un registre afin de garder en mémoire les résolutions prises et d’éviter de revenir plusieurs fois sur un sujet traité, et de tenir au courant les copropriétaires par voie d’affichage.

Il doit rendre compte de son activité lors des assemblées générales, et donner les avis qu’il juge utiles afin que l’assemblée puisse décider en connaissance de cause.

Les conseillers syndicaux étant des bénévoles, ils ne sont pas payés, mais ayant souvent besoin pour exercer valablement leur mandat, de prendre conseil auprès de spécialistes, d’acquérir de la documentation ou d’engager des frais, il est souhaitable que l’assemblée générale vote un budget de fonctionnement en vertu des dispositions de l’article 27 du décret, la majorité de l’article 25 étant requise.

LES MISSIONS DU CONSEIL SYNDICAL

Il assiste, donne son avis, contrôle la gestion du syndic, et pas seulement les comptes, vérifie la gestion ou la renégociation des contrats, il ne gère pas le syndicat. En clair il ne doit y avoir aucune interférence dans la gestion dont le syndic est le seul et unique responsable.

En dehors d’une délégation de pouvoir valablement accordée, le conseil syndical n’a aucune personnalité juridique et ne représente pas le syndicat des copropriétaires ; Il ne saurait, en aucun cas, se substituer à l’assemblée générale des copropriétaires, seule souveraine.

C’est par le biais de ses avis respectifs à toutes les questions intéressant la copropriété et à ses propositions que se matérialise cette fonction d’agent de liaison. La rédaction d’un cahier des charges précis peut être élaborée conjointement entre le syndic et le conseil syndical.  Il peut proposer une modification dans un contrat comme : suppression ou ajout d’une clause dans les contrats de prestation de services, d’assurances etc. Il doit exiger des entreprises d’être destinataire des mêmes documents que ceux remis au syndic, en rappelant que l’assemblée générale fixe à la majorité de l’article 25 les montants des marchés et contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est obligatoire et à partir duquel une mise en concurrence est rendue obligatoire

S’agissant de sa mission de contrôle, son pouvoir d’investigation est très vaste. Il examine la comptabilité, les cahiers des charges, la passation des marchés, la date de règlement des factures, le respect des contrats etc. Pour ce faire, il doit connaître précisément les termes des contrats  et leur actualisation, et le syndic ne peut en refuser la transmission sous aucun prétexte.

Le conseil syndical n’étant pas légalement associé à la consultation des entreprises, il faut qu’il impose son souci de suivre au plus près la phase de consultation, en donnant son avis ou en proposant des ajustements à un cahier des charges, en étant présent à l’ouverture des plis.

LE SYNDIC

Mandataire du syndicat il jouit, à ce titre, d’une autonomie plus importante mais ne doit jamais outrepasser les limites  que fixe la loi pour son mandat. En tant que mandataire, les articles 1984 et suivants du code civil, relatifs au contrat de mandat, lui sont opposables. Mais il est aussi un prestataire de services devant satisfaire son client qu’est le syndicat de copropriété.

LES MISSIONS DU SYNDIC

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La tenue à jour de la liste des copropriétaires.

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La convocation de l’assemblée générale

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Le respect du règlement de copropriété

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La conservation de l’immeuble

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La tenue des archives du syndicat

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La représentation en justice du syndicat

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La tenue de la comptabilité, avec si nécessaire, l’ouverture d’un compte séparé.

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Le recouvrement des appels de provisions.

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La préparation d’un budget prévisionnel, en liaison avec le conseil syndical.

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L’embauche du personnel du syndicat.

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Le suivi de l’exécution des contrats.

Il est civilement responsable de sa gestion : retard dans l’exécution de travaux urgents pour faire cesser un risque, un trouble provoqué par une fuite d’eau, non-paiement des charges d’un copropriétaire s’il y a eu défaillance de sa part dans les moyens de récupération, carence et absence de diligence à prendre toutes mesures utiles à l’entretien de la copropriété, sauf si une assemblée générale a décidé de différer les travaux, rédaction erronée d’une décision de l’assemblée générale etc.

Il est pénalement responsable en cas de délits volontaires : détournement de fonds, dépassement des honoraires contractuels, destruction de pièces appartenant au syndicat.

En cas de délits involontaires : blessures par imprudence si provoquées par un accident dû à la négligence ou à un défaut de surveillance, non-respect des règles d’hygiène et de sécurité prescrites par l’administration, non-couverture par une assurance dommage ouvrage des travaux à leur début, non-respect du code de l’urbanisme etc.

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